Документационное обеспечение работы с персоналом

Программа мероприятия

• Локальные нормативные акты: ПВТР, штатное расписание, должностная инструкция

  1. Локальные нормативные акты – фундамент взаимоотношений с работниками:

  • что такое ЛНА, кто и как их утверждает;
  • знакомим работников с ЛНА: зачем, когда и как;
  • виды ЛНА.

  2. Правила внутреннего трудового распорядка - инструмент управления работниками:

  • что должно быть в ПВТР, зачем они нужны;
  • ответственность, права и обязанности сторон в ПВТР;
  • на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь, как их исправить;
  • чем дополнить ПВТР.

  3. Штатное расписание:

  • зачем нужно штатное расписание и как его;
  • когда и как вносить изменения в штатное расписание;
  • штатное расписание и штатная расстановка;
  • что важно проверить в штатном расписании.

  4. Должностная инструкция:

  • быть ли должностной инструкции;
  • как установить должностные обязанности для разных категорий работников;
  • оформление должностной инструкции;
  • внесение изменений в должностную инструкцию.

• Переход на ЭКДО - практические аспекты

  1. Что понимается под ЭКДО.
  2. Какие документы остаются на бумаге.
  3. Порядок введения ЭКДО: как составить и принять ЛНА о введении ЭКДО.
  4. 2 варианта организации ЭКДО.
  5. Как уведомить работника о переходе на ЭКДО.
  6. Пределы добровольности для работников, или у кого нет выбора.
  7. Вопросы практического применения и первая судебная практика (уведомления об отпусках, внесение изменений в трудовые договоры, ознакомление с ЛНА, документы, связанные с работой, заявление об увольнении).

• Локальные нормативные акты: график отпусков, положение об оплате труда, ЛНА о временном переводе работников на дистанционную работу, ЛНА о КЭДО

  1. График отпусков:

  • зачем нужен график отпусков.
  • какие отпуска должны быть в графике.
  • кто вправе пойти в отпуск не по графику.
  • знакомим работников с графиком отпусков: зачем, когда и как.
  • уведомляем об отпуске.
  • как правильно разделить отпуск на части.
  • как вносить изменения в график отпусков.

  2. Положение об оплате труда и премировании:

  • структура положения об оплате труда и премировании.
  • порядок составления и утверждения положения об оплате труда и премировании.
  • информирование работников о принятом положении.
  • создание и экспертиза в Конструкторе договоров.

  3. Локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу:

  • требования к форме и содержанию.

  4. Локальный нормативный акт о введении электронного документооборота. Порядок осуществления электронного документооборота:

  • нормы ТК РФ и образцы документов.

• Персональные данные

  1. Нормативные акты, регулирующие работу с персональными данными:
   понятие субъекта и основные виды субъектов, чьи данные обрабатываются в организации;
   категории персональных данных;
   особенности обработки специальной категории персональных данных и биометрических данных.
  2. Документы работодателя по персональным данным:
   политика обработки персональных данных;
   положение о персональных данных;
   назначение ответственного за работу с персональными данными;
   локальные акты по процедурам предотвращения нарушений законодательства при работе с персональными данными;
   определение угроз безопасности;
   обязанности организации по срокам ответов на запросы субъекта и Роскомнадзора.
  3. Согласия субъектов:
   какие данные можно обрабатывать без получения согласия;
   согласие на обработку персональных данных;
   согласие на распространение персональных данных;
   согласие на передачу персональных данных третьим лицам.
  4. Уведомления Роскомнадзора:
   уведомление о начале обработки персональных данных;
   уведомление в случае изменения или прекращения обработки персональных данных;
   уведомление о трансграничной передаче персональных данных.
  5. Порядок хранения и уничтожения персональных данных:
   ответственность за нарушения порядка уничтожения персональных данных.
  6. Проверки Роскомнадзора:
   виды проверок;
   отнесение организации к категории риска;
   применение проверочных листов.
  7. Ответственность за нарушения законодательства о персональных данных.

• Прием на работу: проверка соискателей и их документов

  1. Права соискателя и работодателя:

  • деловые качества персонала;
  • еще раз про дискриминацию и возмещение морального ущерба;
  • как правильно отказать в приеме на работу;
  • отказ в приёме на работу: обзор судебной практики Верховного суда от 27.04.2022г.;
  • тестирование, собоседование, полиграф;
  • информация о соискателе: не нарушить закон.

  2. Документы, предоставляемые при приеме на работу – на что обратить внимание:

  • «подводные камни» трудовой книжки, новые бланки и новые правила;
  • СТД-Р и СТД-ПФР: что требовать и как хранить;
  • какие документы требовать нельзя;
  • прием на работу беременной женщины: где грань между правдой и искусственной ситуацией для получения пособия;
  • справки об отсутствии судимости, «о наркозависимости»;
  • документы об образовании;
  • документы воинского учета;
  • главное о приеме на работу и заключении договора ГПХ с экс-госслужащим;
  • реестр дисквалифицированных лиц;
  • особенности «иностранных» документов;
  • особенности предоставления документов дистанционными работниками;
  • особенности предоставления документов при КЭДО;
  • особенности предоставления документов при временном переводе от другого работодателя и заключении срочного трудового договора в 2022 году;
  • документы совместителей.

  3. Знакомим сотрудников с ЛНА:

  • с какими ЛНА знакомим будущих сотрудников;
  • способы ознакомления: зачем, когда, как;
  • «дистанционные» и «кадрово-электронные» тонкости.

• Трудовой договор: срочный, дистанционный, электронный

  1. Трудовой договор – основа трудовых отношений:

  • ответственность за неоформление или нарушение требований ТК к оформлению трудового договора;
  • форма трудового договора;
  • с кем и когда заключать трудовой договор;
  • обязательные сведения и условия;
  • дополнительные условия;
  • 4 главных «испытательных» ошибки.

  2. Срочный трудовой договор:

  • когда можно заключать срочные трудовые договоры;
  • законное продление: беременная «срочница»;
  • продление срочного трудового договора с директором;
  • что хуже: продление или многократное перезаключение;
  • кто вправе переквалифицировать срочный трудовой договор в бессрочный.

  3. Трудовой договор о дистанционной работе:

  • особенности заключения;
  • важные новшества в содержании.

  4. Заключение трудового договора в электронной форме: возможности и перспективы в 2022 г.

• Трудовые книжки: часть 1. Классика, проверенная временем: новые правила ведения

  1. Общие принципы работы с трудовыми книжками.

  • Поправки в ТК: приём на работу, у кого трудовая книжка, а у кого сведения о трудовой деятельности.
  • Когда заводятся трудовые книжки.
  • Особенности ведения трудовых книжек совместителей.
  • Кто отвечает за ведение трудовых книжек.

  2. Учет приобретения и выдачи бланков книжек.

  • Новые формы бланков: а можно ли использовать старые?
  • Где взять бланки трудовых книжек.
  • Учёт бланков трудовых книжек.
  • Как хранить трудовые книжки.

  3. Хранение и выдача на руки трудовых книжек.

  • Когда трудовая книжка выдаётся на руки.
  • Что писать в трудовой книжке при выдаче её на руки тем, кто согласен только на цифровой формат.
  • Когда и как вернуть работникам традиционные трудовые книжки: 3 мнения контролирующих органов, изменения в законодательстве.

  4. Оформление новых трудовых книжек и их дубликатов.

  • Когда оформляется новая трудовая книжка и вкладыш.
  • Когда и как выдаётся дубликат трудовой книжки.

  5. Заполнение, исправление, дополнение титульного листа трудовой книжки.

  • Что нового, а что не изменили: техника заполнения, сведения о работнике и его образовании, заверение записей, внесение изменений.

  6. Трудовая книжка: Записи о приеме на работу.
  7. Трудовая книжка: Переводы, переименования организации и исправление ошибок.

  Трудовая книжка: Вносим записи об увольнении сотрудников.

• Трудовые книжки: часть 2. Электронные трудовые книжки: проблемы и их решения. Новые формы

  1. Электронные трудовые книжки. Реалии 2023 года.
  2. Работодатель и соискатель: трудовая книжка, СТД-Р и СТД-СФР.
  3. СТД-ПФР.
  4. СТД-Р.
  5. Работодатель и ответственность.
  6. Персонифицированная отчётность ЕФС-1: правила и новшества.
  7. Отчётность ЕФС-1, подраздел 1.1: важные вопросы заполнения.
  8. Как внести изменения и исправить ошибки в форме.
  9. Ответственность за ошибки или непредставление подраздела 1.1 ЕФС-1.

• Профессиональные стандарты в системе управления человеческими ресурсами

  1. Обязательность применения профстандартов – спорные вопросы.
  2. Системы профессиональных стандартов.
  3. Сферы использования профессиональных стандартов.
  4. Профстандарты как основа сертификации. Применение профстандартов по итогам спецоценки условий труда.
  5. Профессиональные стандарты в системе управления человеческими ресурсами. Аттестация работника в соответствии с профстандартами.
  6. Организация повышения квалификации и дополнительного образования работников в соответствии с требованиями профстандартов.
  7. Новая российская система уровней квалификации. Реестр профессиональных стандартов.

• Рабочее время: виды, режимы, технологии учёта

  Виды рабочего времени.

  • Рабочее время нормальной продолжительности, сокращенное и неполное рабочее время.
  • Периоды, функционально приравненные к рабочему времени.
  • Неполное рабочее время и отпуск по уходу за ребенком: последняя судебная практика и изменения законодательства.

  2. Режимы работы

  • Виды режимов рабочего времени.
  • Ненормированный рабочий день.
  • Неполное рабочее время и ненормированный рабочий день.
  • Режим гибкого рабочего времени. Графики работы.
  • Сменная работа. График сменности. График работы vs график сменности.
  • Сутки/трое, «день, ночь, отсыпной, выходной» и другие распространённые режимы: тонкости применения.

  3. Технологии учета рабочего времени.

  • Способы учета рабочего времени (поденный, понедельный и суммированный).
  • Норма рабочего времени.
  • СУРВ: установление учетного периода.
  • Определение нормальной продолжительности рабочего времени в установленном периоде.

  Корректировка нормы рабочего времени.

• Отпуска

  1. Виды ежегодных отпусков.
  2. Отпуск без сохранения заработной платы: важные правила и риски.
  3. Как подсчитать отпускной стаж для ежегодных отпусков:

  • что такое «рабочий год» и как определить его начало и окончание;
  • какие периоды не включаются в отпускной стаж;
  • как простой, неполное рабочее время и отпуск «за свой счёт» повлияют на стаж;
  • отпускной стаж мобилизованных работников.

  4. Предоставление, продление и перенос ежегодного отпуска:

  • зачем нужен график отпусков, и кто вправе пойти в отпуск в любое время;
  • кто вправе пойти в отпуск не по графику при наступлении некоторых событий;
  • работник отказывается идти в отпуск: что делать?
  • когда полагается отпуск новому работнику;
  • как ознакомить работников с графиком отпусков и уведомить работника о времени начала отпуска при обычном и удалённом формате работы. Инспекционные проверки и судебная практика;
  • в какой срок надо выплатить отпускные и чем грозит их несвоевременная выплата;
  • как правильно разделить отпуск на части;
  • когда можно заменить отпуск денежной компенсацией;
  • сгорают ли отпуска;
  • можно ли предоставлять отпуск только в выходные или только в рабочие дни;
  • когда из отпуска нельзя отзывать.

• Дистанционные работники

  1. Особенности дистанционной работы.

  • Что такое дистанционная работа и чем она отличается от надомного труда.
  • Виды дистанционной работы, преимущества и недостатки организации дистанционного труда.

  2. Особенности приема на работу и проверки документов дистанционного работника.

  • Сравнение требований законодательства по оформлению кадровых процессов для обычных и дистанционных работников, а также при переходе работодателя на КЭДО.

  3. Трудовой договор с дистанционным работником.

  • Место работы «дистанта»: когда необходимо указать населенный пункт м как это сделать.
  • Порядок установления режима работы с дистанционным работником. Норма рабочего времени. Учет рабочего времени.
  • Особенности прекращения трудового договора с дистанционным работником.
  • Особенности оплаты труда, работника, работающего дистанционно.

  4. Особенности взаимодействия с дистанционным работником.

  • Предоставление отпусков, командировки, служебные поездки, оплата больничных.
  • Порядок организации взаимодействия сторон.
  • Использование электронных документов в суде и при прохождении проверок.
  • Обеспечение работника оборудованием и компенсация расходов по использованию оборудования, примеры решений.

• Дисциплинарные взыскания

  1. Дисциплинарные взыскания: какие бывают и как документируются:

  • понятие и виды дисциплинарных взысканий;
  • когда замечание, а когда выговор;
  • взыскания, не упомянутые в ТК РФ, штрафы и «депремирование»: реальная возможность и законность;
  • один проступок – одно взыскание;
  • основания для взыскания;
  • кто и как фиксирует проступок;
  • сроки для наложения взыскания;
  • документируем увольнение за неоднократное нарушение обязанностей;
  • как отразить опоздание в табеле;
  • табель и электронная система учета рабочего времени.

  2. Дисциплинарные взыскания: объяснения провинившегося и приказ о наказании:

  • как взять объяснения у работника;
  • что делать, если работник отказывается от объяснений;
  • что делать, если работник не отказался от объяснений, но не предоставил их в срок;
  • приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности и срок его жизни.

  3. Дисциплинарные взыскания: ответственность работодателя:

  • где и в какие сроки работник может обжаловать дисциплинарное взыскание;
  • штрафы за незаконные взыскания.

• Увольнения: новые подходы

  1. Прекращение трудового договора. Правовые основы и последствия:

  • к какой ответственности может быть привлечен работодатель за незаконное увольнение работника;
  • в какие сроки и куда работник имеет право обратиться за защитой своих прав при незаконном увольнении.

  2. Собственное желание и соглашение сторон:

  • сложные моменты, принципиальное отличие оснований, неожиданные моменты;
  • так ли они бесконфликтны;
  • последствия отзыва работником заявления об увольнении;
  • время, до которого заявление может быть отозвано;
  • чем выгодно работодателю увольнение по соглашению сторон;
  • нужно ли составлять соглашение об увольнении в форме единого документа;
  • выплаты при увольнении по соглашению сторон;
  • документационное обеспечение увольнения: форма заявлений, бумажная или электронная.

  3. Прекращение срочного трудового договора:

  • продление и многократное перезаключение, ближайшее будущее срочных трудовых договоров;
  • увольнение в связи с истечением срока срочного трудового договора: правила и заблуждения;
  • что делать работодателю, если основной и временный работники пришли на работу одновременно;
  • нужно ли увольнять временного работника, если основной сотрудник будет работать на условиях неполного рабочего дня;
  • срочный трудовой договор и беременная работница: алгоритмы действий.

  4. Увольнение дистанционного работника:

  • новые основания и правила их применения;
  • «подводные камни» из практики;

  5. Увольнение иностранного работника.

• Архивное дело, хранение документов

  1. Какие документы нужно хранить и сколько они хранятся?
  2. Через какое время и каким образом эти документы уничтожаются?
  3. Какие требования предъявляет законодательство к архивам?

• Воинский учет

  1. Кардинальные изменения в системе воинского учёта:
   Указ Президента №854 от 25 ноября 2022 года и цифровизация воинского учёта;
   поправки в законодательство;
   ограничения для граждан, уклоняющихся от военной службы;
   создание единой электронной базы военнообязанных;
   создание реестра повесток;
   роль работодателя как поставщика информации для реестра военнообязанных.
  2. Воинский учет в организации - кто кого учитывает:
   цели, задачи воинского учёта, организация его ведения;
   сколько работников должны заниматься воинским учётом;
   кто подлежит воинскому учету.
  3. Документы воинского учета:
   базовые документы, которые должны быть у каждого работодателя;
   план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, и образец его заполнения.
  4. Порядок ведения воинского учёта. Особенности заполнения карточки гражданина, подлежащего воинскому учёту:
   действия в целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы: документы военнообязанных работников, необходимые для ведения воинского учета в организации, что нужно проверить у военнообязанных кандидатов при приеме на работу;
   действия в целях сбора, хранения и обработки сведений;
   о порядке актуализации сведений, содержащихся в документах воинского учета, уведомлении военкомата о приёме/увольнении, уведомлении работников о повестках;
   о порядке заполнения личных карточек.
  5. Бронирование граждан, пребывающих в запасе: что нужно знать работодателю:
   почему и как нужно бронировать работников и как узнать, нужно ли вам это делать;
   как вести специальный воинский учет;
   как заполнить карточку учета организации (форма 18).
  6. Ответственность за нарушение воинского учета:
   административная ответственность за нарушение правил ведения воинского учета и законодательства о воинской обязанности и военной службе для организаций и их должностных лиц с 1 октября 2023 года;
   административная и уголовная ответственность за нарушение законодательства о воинской обязанности и военной службе для работников.

• Иностранные работники: прием на работу, оплата труда и налогообложение

  1. Нормативное регулирование труда мигрантов в России в свете последних изменений.
  2. Правовые статусы иностранцев.

  • Порядок определения и документальное подтверждение статуса, последние изменения в законодательстве.
  • Постоянно и временно проживающие в РФ иностранные граждане: подводные камни трудовых отношений.
  • Визовые иностранцы: обязанности работодателя. Меры, принимаемыми приглашающей стороной, по обеспечению соблюдения иностранным гражданином порядка пребывания (проживания) в РФ.
  • Временно пребывающие в РФ иностранцы с патентом: как взять на работу. Срок действия и стоимость патента в 2023 году. Граждане Украины – временные правила трудоустройства.
  • Работники из стран, входящих в ЕАЭС: «евразийские» привилегии, белорусские льготы.
  • Иностранцы, получившие в РФ временное убежище: стандартные обязанности работодателя.
  • Высококвалифицированные специалисты: ограничения и льготы, связанные с трудом ВКС.
  • Дистанционные иностранцы: трудовой или гражданско-правовой договор? Обязанности и выгоды работодателя.
  • Когда студент-иностранец сможет трудиться без разрешения на работу.

  3. "Иностранный" трудовой договор.

  • Проверка документов иностранца.
  • Специфика документов об образовании.
  • Кому не нужен СНИЛС, что сегодня выдают вместо СНИЛС, кому нужен ДМС в 2023 году.
  • Уведомление о заключении трудового договора: что такое дата заключения. Изменение условий труда иностранца: о чём уведомлять МВД? Позиции Конституционного и Верховного суда.
  • Ограничения труда иностранцев: региональные и профессиональные запреты, предельные доли численности в 2023 году - для кого и как применяются.

  4. Изменения в миграционном учете.
  5. Особенности начисления и выплаты заработной платы иностранным работникам.

  • Соотношение правового, налогового и валютного статусов.
  • Кому можно платить в валюте, кому нельзя наличными.

  6. НДФЛ и страховые взносы.

  • Ставки НДФЛ, пересчёт НДФЛ при изменении налогового статуса: «иностранные» нюансы.
  • Применение вычетов, зачёт стоимости патента.
  • Режимы налогообложения и обложения взносами различных категорий иностранных работников. Алгоритм действий при смене правового статуса. Права на пособия: новеллы 2023 года.
  • Иностранцы в НДФЛ-отчётности, тонкости персонифицированного учёта.

• Трудовое законодательство 2024 года – обзор изменений и практические рекомендации

  1. Воинский учет.

  • Как будет применяться новая административная ответственность в 2024 году.
  • Увеличение возраста призыва и нахождения в запасе.
  • Отсрочка для IT-специалистов. Указ Президента РФ от 04.09.2023 № 660.
  • Перспектива введения Реестра повесток и ограничения для уклонистов.

  2. Персональные данные.

  • Новые штрафы по персональным данным. Что нужно проверить! Ст. 13.11 КоАП РФ. Обработка персональных данных без письменного согласия субъекта.
  • должностные лица - до 300 тыс. руб.;
  • юридические лица - до 700 тыс. руб., при повторном нарушении юридические лица - до 1,5 млн. руб.

  3. Проверки ГИТ.

  • Новые ключевые показатели для проверок ГИТ на 2024 2025 гг. Постановление Правительства РФ от 16.11.2023 № 1934.
  • Новые индикаторы риска для основания проведения внеплановых проверок. Приказ Минтруда РФ от 28 ноября 2023 г. N 836н.
  • Мораторий 2024 г. Прогноз на возможность проведения проверок.

  4. Трудовой договор.

  • Какие условия нужно проверить, чтобы избежать нарушений.
  • Дистанционная работа.
  • Ставка НДФЛ для дистанционных работников с 1 января 2024 года.
  • Возмещение расходов дистанционным работникам с 1 января 2024 года.

  5. Новый Закон о занятости.

  • Что изменится в расчете квоты для трудоустройства инвалидов.

  6. Оплата труда.

  • Ключевые решения Конституционного суда в 2023 году (снижение премии, оплата сверхурочной работы и др.).
  • Индексация заработной платы. Как часто и на сколько нужно проводить индексацию.
  • Выдача расчетных листков по электронной почте.
  • Денежная компенсация за задержку выплат, причитающихся работнику.
  • Особенности административной ответственности за нарушения по оплате труда.

  7. Отпуск.

  • Изменения в предоставлении отпуска родителям детей инвалидов с 1 сентября 2023 года.
  • Как поступать с накопившимися днями отпуска.
  • График отпусков 2024г. Спорные вопросы по включению в график отпусков совместителей, находящихся в отпуске по уходу за ребенком и т.д.