Документационное обеспечение работы с персоналом

Программа мероприятия

• Локальные нормативные акты: ПВТР, штатное расписание, должностная инструкция

  1. Локальные нормативные акты – фундамент взаимоотношений с работниками:

  • что такое ЛНА, кто и как их утверждает;
  • знакомим работников с ЛНА: зачем, когда и как;
  • виды ЛНА.

  2. Правила внутреннего трудового распорядка - инструмент управления работниками:

  • что должно быть в ПВТР, зачем они нужны;
  • ответственность, права и обязанности сторон в ПВТР;
  • на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь, как их исправить;
  • чем дополнить ПВТР.

  3. Штатное расписание:

  • зачем нужно штатное расписание и как его;
  • когда и как вносить изменения в штатное расписание;
  • штатное расписание и штатная расстановка;
  • что важно проверить в штатном расписании.

  4. Должностная инструкция:

  • быть ли должностной инструкции;
  • как установить должностные обязанности для разных категорий работников;
  • оформление должностной инструкции;
  • внесение изменений в должностную инструкцию.

• Локальные нормативные акты: график отпусков, положение об оплате труда, ЛНА о временном переводе работников на дистанционную работу, ЛНА о КЭДО

  1. График отпусков:

  • зачем нужен график отпусков.
  • какие отпуска должны быть в графике.
  • кто вправе пойти в отпуск не по графику.
  • знакомим работников с графиком отпусков: зачем, когда и как.
  • уведомляем об отпуске.
  • как правильно разделить отпуск на части.
  • как вносить изменения в график отпусков.

  2. Положение об оплате труда и премировании:

  • структура положения об оплате труда и премировании.
  • порядок составления и утверждения положения об оплате труда и премировании.
  • информирование работников о принятом положении.
  • создание и экспертиза в Конструкторе договоров.

  3. Локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу:

  • требования к форме и содержанию.

  4. Локальный нормативный акт о введении электронного документооборота. Порядок осуществления электронного документооборота:

  • нормы ТК РФ и образцы документов.

• Переход на ЭКДО - практические аспекты

  1. Что понимается под ЭКДО.
  2. Какие документы остаются на бумаге.
  3. Порядок введения ЭКДО: как составить и принять ЛНА о введении ЭКДО.
  4. 2 варианта организации ЭКДО.
  5. Как уведомить работника о переходе на ЭКДО.
  6. Пределы добровольности для работников, или у кого нет выбора.
  7. Вопросы практического применения и первая судебная практика (уведомления об отпусках, внесение изменений в трудовые договоры, ознакомление с ЛНА, документы, связанные с работой, заявление об увольнении).

• Персональные данные

  1. Что относится к персональным данным:

  • что понимается под персональными данными;
  • какие документы могут содержать персональные данные;
  • права работника на защиту своих персональных данных.

  2. Порядок обработки персональных данных:

  • что понимается под обработкой персональных данных и для чего она нужна;
  • общие требования закона по обработке персональных данных работников;
  • о порядке обработки биометрических персональных данных;
  • в каких целях могут обрабатываться персональные данные работника;
  • как получить персональные данные работника;
  • нужно ли уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных.

  3. Меры по защите персональных данных:

  • какой комплект документов нужно создать для защиты персональных данных работников при обработке;
  • как организовать защиту персональных данных работников, если они хранятся на бумажных и электронных носителях.

  4. Передача персональных данных:

  • условия передачи персональных данных третьим лицам;
  • как оформить согласие работника на передачу его персональных данных.

  5. Ответственность за нарушение законодательства о персональных данных:

  • проверки и другие контрольные (надзорные) мероприятия Роскомнадзора в сфере персональных данных;
  • какая административная ответственность грозит за нарушение законодательства;
  • в чем состоит гражданско-правовая ответственность;
  • какую ответственность несут работник и работодатель;
  • в каких случаях нарушение законодательства о защите персональных данных может повлечь уголовную ответственность.

• Прием на работу

  1. Документы при приеме на работу:

  • какие обязательные документы предъявляет работник при приеме на работу;
  • какие дополнительные документы может затребовать работодатель при заключении трудового договора;
  • какая ответственность предусмотрена за нарушение ст. 65 ТК РФ "Документы, предъявляемые при заключении трудового договора".

  2. Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА):

  • с какими ЛНА нужно ознакомить работника при приеме на работу;
  • обязательно ли составлять должностные инструкции;
  • как подтвердить факт ознакомления работника с локальными нормативными актами при приеме на работу;
  • надо ли выдавать сотрудникам копии локальных нормативных актов;
  • какая ответственность предусмотрена для работодателя за неознакомление с ЛНА и какие возможны последствия.

  3. Приём на работу военнообязанных граждан:

  • что нужно проверить у военнообязанных кандидатов при приеме на работу;
  • как уведомить военкомат о приеме работника, подлежащего воинскому учету;
  • что делать, если при приеме на работу выявили, что работник обязан состоять, но не состоит на воинском учете;
  • выясним какие риски могут возникнуть при непредоставлении сведений, необходимых для ведения воинского учета.

• Заключение трудового договора

  1. Трудовой договор – основа трудовых отношений:

  • какие сведения и условия должен включать трудовой договор;
  • как заключить трудовой договор при приеме на работу в общем порядке и в порядке перевода;
  • как подписать трудовой договор и как присвоить ему номер;
  • нужна ли на трудовом договоре печать организации;
  • особенности приема выпускника вуза, впервые поступающего на работу;
  • как заключить трудовой договор при фактическом допуске к работе;
  • что делать, если работник, фактически допущенный к работе, не подписывает трудовой договор.

  2. Испытание при приёме на работу:

  • для чего устанавливают испытание при приеме на работу и кому нельзя устанавливать испытание;
  • как определить продолжительность испытания;
  • выясним, можно ли продлить или сократить работнику срок испытания;
  • как оформить установление испытания при приеме на работу;
  • нужно ли оформлять удовлетворительный результат испытания.

  3. Срочный трудовой договор:

  • когда можно заключать срочные трудовые договоры;
  • продление срочного трудового договора.

• Договоры ГПХ с самозанятыми: практика переквалификации в трудовые

  1. Договор ГПХ или трудовой.

  • Оптимизация через договор: договор подряда, договоров возмездного оказания услуг, авторский договор и другие, типичные ошибки при заключении договора ГПХ.
  • Кто, как и зачем проверяет наши договоры ГПХ, переквалификация договора ГПХ в трудовой: правовые, кадровые и налоговые последствия переквалификации, раскрытие налоговой тайны и контроль Роструда.

  2. Договоры с самозанятыми: реалии переквалификации-2024.

  • Особенности договоров ГПХ с самозанятыми: налоги и отчётность.
  • Пример переквалификации и цена вопроса: физ.лица зарегистрировались в качестве плательщиков НПД по рекомендации заказчика и ранее выполняли те же работы.
  • Пример переквалификации договоров ГПХ в трудовые договора со сварщиками по итогам камеральной проверки.
  • Пример переквалификации: агентский договор для подбора самозанятых, клининговые услуги.
  • Примеры ситуаций, в которых налогоплательщики отстояли свою позицию.

• Трудовые книжки: часть 1. Классика, проверенная временем: новые правила ведения

  1. Общие принципы работы с трудовыми книжками.

  • Поправки в ТК: приём на работу, у кого трудовая книжка, а у кого сведения о трудовой деятельности.
  • Когда заводятся трудовые книжки.
  • Особенности ведения трудовых книжек совместителей.
  • Кто отвечает за ведение трудовых книжек.

  2. Учет приобретения и выдачи бланков книжек.

  • Новые формы бланков: а можно ли использовать старые?
  • Где взять бланки трудовых книжек.
  • Учёт бланков трудовых книжек.
  • Как хранить трудовые книжки.

  3. Хранение и выдача на руки трудовых книжек.

  • Когда трудовая книжка выдаётся на руки.
  • Что писать в трудовой книжке при выдаче её на руки тем, кто согласен только на цифровой формат.
  • Когда и как вернуть работникам традиционные трудовые книжки: 3 мнения контролирующих органов, изменения в законодательстве.

  4. Оформление новых трудовых книжек и их дубликатов.

  • Когда оформляется новая трудовая книжка и вкладыш.
  • Когда и как выдаётся дубликат трудовой книжки.

  5. Заполнение, исправление, дополнение титульного листа трудовой книжки.

  • Что нового, а что не изменили: техника заполнения, сведения о работнике и его образовании, заверение записей, внесение изменений.

  6. Трудовая книжка: Записи о приеме на работу.
  7. Трудовая книжка: Переводы, переименования организации и исправление ошибок.
  8. Трудовая книжка: Вносим записи об увольнении сотрудников.

• Трудовые книжки: часть 2. Электронные трудовые книжки: проблемы и их решения. Новые формы

  1. Электронные трудовые книжки. Реалии 2023 года.
  2. Работодатель и соискатель: трудовая книжка, СТД-Р и СТД-СФР.
  3. СТД-ПФР.
  4. СТД-Р.
  5. Работодатель и ответственность.
  6. Персонифицированная отчётность ЕФС-1: правила и новшества.
  7. Отчётность ЕФС-1, подраздел 1.1: важные вопросы заполнения.
  8. Как внести изменения и исправить ошибки в форме.
  9. Ответственность за ошибки или непредставление подраздела 1.1 ЕФС-1.

• Профессиональные стандарты в системе управления человеческими ресурсами

  1. Обязательность применения профстандартов – спорные вопросы.
  2. Системы профессиональных стандартов.
  3. Сферы использования профессиональных стандартов.
  4. Профстандарты как основа сертификации. Применение профстандартов по итогам спецоценки условий труда.
  5. Профессиональные стандарты в системе управления человеческими ресурсами. Аттестация работника в соответствии с профстандартами.
  6. Организация повышения квалификации и дополнительного образования работников в соответствии с требованиями профстандартов.
  7. Новая российская система уровней квалификации. Реестр профессиональных стандартов.

• Рабочее время и режимы

  1. Виды рабочего времени.

  • Рабочее время нормальной продолжительности, сокращенное и неполное рабочее время.
  • Периоды, функционально приравненные к рабочему времени.
  • Неполное рабочее время и отпуск по уходу за ребенком: последняя судебная практика и изменения законодательства.

  2. Виды времени отдыха:

  • перерывы в течение рабочего дня;
  • ежедневный (междусменный) отдых;
  • выходные дни (еженедельный непрерывный отдых), его минимальная продолжительность;
  • нерабочие праздничные дни;
  • отпуска, их виды.

  3. Режимы работы.

  • Виды режимов рабочего времени.
  • Ненормированный рабочий день.
  • Неполное рабочее время и ненормированный рабочий день.
  • Режим гибкого рабочего времени. Графики работы.
  • Сменная работа. График сменности. График работы vs график сменности.
  • Сутки/трое, «день, ночь, отсыпной, выходной» и другие распространённые режимы: тонкости применения.

• Отпуска и отпускные

  1. Как предоставить.

  • сколько длится отпуск для разных категорий работников и по каким правилам следует делить его на части;
  • как считать рабочий год и отпускной стаж;
  • обзор основных заблуждений о порядке предоставления отпуска.

  2. Как оформить.

  • о порядке оформления отпуска по графику и вне графика;
  • как отразить в табеле предоставление разных вариантов отпуска;
  • основные ошибки при оформлении отпуска.

  3. Как рассчитать отпускные.

  • формулы расчета отпуска;
  • что такое расчетный период;
  • какие дни входят в количество отработанных дней для расчета отпуска;
  • какой заработок в расчетном периоде учитывается при расчете среднего заработка;
  • что делать, если среднедневной заработок меньше МРОТ;
  • как считать отпускные при неполном рабочем дне;
  • примеры расчёта отпуска в 2024 году.

  4. Выплата отпускных.

  • о сроке выплаты отпускных;
  • можно ли совмещать выдачу отпускных с зарплатой;
  • какая ответственность предусмотрена за нарушение срока выплаты отпускных.

  5. Налогообложение и учёт отпускных.

  • что облагать страховыми взносами и НДФЛ при расчете отпускных;
  • какие выплаты учитываются в расходах для целей исчисления налога на прибыль;
  • бухгалтерские проводки для начисления отпускных, страховых взносов с отпускных удержания НДФЛ при выплате отпускных.

  6. Когда лучше брать отпуск.

  • когда лучше брать отпуск в зависимости от того, если работник хочет дольше отдохнуть или получить больше отпускных;
  • таблица-подсказка с количеством рабочих дней помесячно за 2024 год;
  • сравнение на примерах: длительность отдыха, размер отпускных и зарплаты в зависимости от месяца отпуска и выходных дней в отпуске.

• Дистанционные работники

  1. Особенности дистанционной работы.

  • Что такое дистанционная работа и чем она отличается от надомного труда.
  • Виды дистанционной работы, преимущества и недостатки организации дистанционного труда.

  2. Особенности приема на работу и проверки документов дистанционного работника.

  • Сравнение требований законодательства по оформлению кадровых процессов для обычных и дистанционных работников, а также при переходе работодателя на КЭДО.

  3. Трудовой договор с дистанционным работником.

  • Место работы «дистанта»: когда необходимо указать населенный пункт м как это сделать.
  • Порядок установления режима работы с дистанционным работником. Норма рабочего времени. Учет рабочего времени.
  • Особенности прекращения трудового договора с дистанционным работником.
  • Особенности оплаты труда, работника, работающего дистанционно.

  4. Особенности взаимодействия с дистанционным работником.

  • Предоставление отпусков, командировки, служебные поездки, оплата больничных.
  • Порядок организации взаимодействия сторон.
  • Использование электронных документов в суде и при прохождении проверок.
  • Обеспечение работника оборудованием и компенсация расходов по использованию оборудования, примеры решений.

• Дисциплинарные взыскания

  1. Дисциплинарные взыскания: какие бывают и как документируются:

  • понятие и виды дисциплинарных взысканий;
  • когда замечание, а когда выговор;
  • взыскания, не упомянутые в ТК РФ, штрафы и «депремирование»: реальная возможность и законность;
  • один проступок – одно взыскание;
  • основания для взыскания;
  • кто и как фиксирует проступок;
  • сроки для наложения взыскания;
  • документируем увольнение за неоднократное нарушение обязанностей;
  • как отразить опоздание в табеле;
  • табель и электронная система учета рабочего времени.

  2. Дисциплинарные взыскания: объяснения провинившегося и приказ о наказании:

  • как взять объяснения у работника;
  • что делать, если работник отказывается от объяснений;
  • что делать, если работник не отказался от объяснений, но не предоставил их в срок;
  • приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности и срок его жизни.

  3. Дисциплинарные взыскания: ответственность работодателя:

  • где и в какие сроки работник может обжаловать дисциплинарное взыскание;
  • штрафы за незаконные взыскания.

• Увольнения

  1. Прекращение трудового договора. Правовые основы и последствия:

  • к какой ответственности может быть привлечен работодатель за незаконное увольнение работника;
  • в какие сроки и куда работник имеет право обратиться за защитой своих прав при незаконном увольнении.

  2. Собственное желание и соглашение сторон:

  • сложные моменты, принципиальное отличие оснований, неожиданные моменты;
  • так ли они бесконфликтны;
  • последствия отзыва работником заявления об увольнении;
  • время, до которого заявление может быть отозвано;
  • чем выгодно работодателю увольнение по соглашению сторон;
  • нужно ли составлять соглашение об увольнении в форме единого документа;
  • выплаты при увольнении по соглашению сторон;
  • документационное обеспечение увольнения: форма заявлений, бумажная или электронная.

  3. Прекращение срочного трудового договора:

  • продление и многократное перезаключение, ближайшее будущее срочных трудовых договоров;
  • увольнение в связи с истечением срока срочного трудового договора: правила и заблуждения;
  • что делать работодателю, если основной и временный работники пришли на работу одновременно;
  • нужно ли увольнять временного работника, если основной сотрудник будет работать на условиях неполного рабочего дня;
  • срочный трудовой договор и беременная работница: алгоритмы действий.

  4. Увольнение дистанционного работника:

  • новые основания и правила их применения;
  • «подводные камни» из практики;
  • прогул дистанта: альтернатива.

  5. Увольнения по инициативе работодателя:

  • неоднократное неисполнение трудовых обязанностей: неоднократность с позиции ВС;
  • тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он совершен, предшествующее поведение работника и его отношение к труду;
  • прогул и пьянство: что является прогулом и как определить время прогула, определение уважительности причины отсутствия работника на рабочем месте;
  • как подтвердить состояние опьянения и что делать, если нетрезвый работник отказывается от медицинского освидетельствования.

  6. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя: основания.
  7. Увольнение работника, не прошедшего испытание:

  • типичные ошибки работодателей;
  • категории сотрудников, которым работодатель не вправе устанавливать испытание;
  • об ограничениях по длительности испытательного срока, о возможности его сокращения или продления;
  • подводные камни «испытательного» увольнения;
  • пошаговая процедура увольнения сотрудника при неудовлетворительных результатах испытания;
  • зарплата и испытание.

  8. Неоднократное неисполнение трудовых обязанностей:

  • процедура увольнения: главные моменты и тенденции судебной практики;
  • неоднократность с позиции Верховного суда;
  • тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он совершен, предшествующее поведение работника и его отношение к труду.

  9. Увольнения за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей:

  • прогул и пьянство: что является прогулом и как определить время прогула, определение уважительности причины отсутствия работника на рабочем месте;
  • как подтвердить состояние опьянения и что делать, если нетрезвый работник отказывается от медицинского освидетельствования.

  10. Увольнения по инициативе работодателя: обзор судебной практики.
  11. Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон:

  • призыв работника на военную службу;
  • чрезвычайные обстоятельства – 2023;
  • как уволить работника, если он умер или пропал без вести;
  • обзор судебных решений.

• Архивное дело, хранение документов

  1. Какие документы нужно хранить и сколько они хранятся?
  2. Через какое время и каким образом эти документы уничтожаются?
  3. Какие требования предъявляет законодательство к архивам?

• Воинский учет

  1. Кардинальные изменения в системе воинского учёта.

  • Новые цифровые реестры: создание единой электронной базы военнообязанных, порядок её наполнения, создание электронного реестра повесток и начало его работы.
  • Когда повестка считается врученной.
  • Ограничения для граждан, уклоняющихся от военной службы.
  • Роль работодателя как поставщика информации для реестра военнообязанных.
  • Важнейшие изменения для работодателя в части порядка и срока предоставления сведений, необходимых для ведения воинского учёта.

  2. Кого учитывать.

  • Кто подлежит воинскому учету, а кто нет.
  • Предельный возраст пребывания в запасе.
  • Порядок действий работодателя, если из военкомата пришла повестка на работника.

  3. Прием на работу, увольнение и изменение сведений о военнообязанном.

  • Какие документы должен предъявить военнообязанный при трудоустройстве.
  • Как уведомить военкомат о приеме и увольнении военнообязанного или призывника.
  • Можно ли принять на работу человека без военного билета.
  • О каких изменениях у работника и в какой срок надо сообщить в военкомат.
  • Журнал учета листков сообщений и корешков к ним.
  • Сроки и формы уведомления военкомата.

  4. Документы воинского учета.

  • О порядке ведения карточек воинского учета, а также журналов воинского учета.
  • Где и как долго надо хранить документы воинского учета.

  5. Ежегодная отчетность и сверка с военкоматом.

  • Какие документы и информацию необходимо согласовывать с военкоматом в конце календарного года.
  • Порядок направления в военкомат Карточки учета организации по форме 18.
  • Как проводится сверка с военкоматом по месту нахождения организации.
  • Сроки и формы отчетности в военкомат.

  6. Ответственность за нарушения правил ведения воинского учета.

  • Порядок контроля за ведением воинского учета в организациях.
  • Административная ответственность за нарушение правил ведения воинского учета и законодательства о воинской обязанности и военной службе для организаций и их должностных лиц с 1 октября 2023 года.
  • Административная и уголовная ответственность за нарушение законодательства о воинской обязанности и военной службе для работников.

• Цифровые реестры Минобороны с 01.11.2024 года. Трудовые права и гарантии участников СВО и членов их семей

  1. Кардинальные изменения в системе воинского учёта.

  • Указ Президента №854 от 25 ноября 2022 года и цифровизация воинского учёта.
  • Новые цифровые реестры: создание единой электронной базы военнообязанных, порядок её наполнения, создание электронного реестра повесток и начало его работы.
  • Когда повестка считается врученной?
  • Ограничения для граждан, уклоняющихся от военной службы.
  • Роль работодателя как поставщика информации для реестра военнообязанных.
  • Важнейшие изменения для работодателя в части порядка и срока предоставления сведений, необходимых для ведения воинского учёта.

  2. Ответственность за нарушения правил ведения воинского учета.

  • Административная ответственность за нарушение правил ведения воинского учета и законодательства о воинской обязанности и военной службе для организаций и их должностных лиц с 1 октября 2023 года.
  • За что именно и кого – организацию или должностное лицо - теперь штрафуют.
  • Какой срок давности для привлечения к ответственности.
  • Штрафы «в розницу» или «оптом»?
  • Административная и уголовная ответственность за нарушение законодательства о воинской обязанности и военной службе для работников.

  3. Трудовые отношения с участниками СВО.

  • На какие категории работников распространяются новые нормы ТК РФ.
  • Порядок приостановления трудового договора в зависимости от статуса работника и вида трудового договора.
  • Уведомление СФР.
  • Отпускные и увольнительные гарантии.
  • Преимущественное право при поступлении на работу.
  • Виды выплат участникам СВО.
  • Обзор преференций и льгот для участников СВО.

  4. Трудовые гарантии членам семей участников СВО.

  • Гарантии при сокращении.
  • Гарантии при привлечении к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, направлении в командировки.
  • Запрет на увольнение вдов участников СВО.

  5. Проверки ГИТ в части соблюдения трудовых прав и гарантий участников СВО и членов их семей.

• Актуальные изменения трудового законодательства

  1. Проверки ГИТ:

  • кардинальные изменения в законе о госконтроле с 28 декабря 2024 года;
  • плановые и внеплановые контрольно-надзорные мероприятия ГИТ в 2025 году;
  • новые индикаторы риска с 6 января 2025 года;
  • реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости.

  2. Воинский учёт:

  • положение о ГИС "Реестр воинского учета", работа в тест-режиме;
  • новые гарантии участникам СВО и членам их семей.

  3. Оплата труда:

  • поправки в ТК РФ по постановлениям Конституционного суда (премия, сверхурочная работа, оплата отгула при увольнении, выплата выходного пособия при увольнении по соглашению сторон, компенсация за задержку заработной платы);
  • новые зарплатные комиссии по нормам ТК РФ;
  • борьба с нелегальной занятостью, контроль «самозанятых»;
  • разъяснения контролирующих органов.

  4. Другие изменения законодательства, судебная практика и разъяснения ведомств:

  • срочные трудовые договоры, отпуск, вывоз и пересылка за границу трудовых книжек и военных билетов в 2025 году, иностранные работники, труд наставников, требования к аптечке первой помощи.