Документационное обеспечение работы с персоналом с учетом последних изменений законодательства

Программа мероприятия

• Локальные нормативные акты: ПВТР, штатное расписание, должностная инструкция, график отпусков и положение об оплате труда

  1. Локальные нормативные акты – фундамент взаимоотношений с работниками:

  • что такое ЛНА, кто и как их утверждает;
  • знакомим работников с ЛНА: зачем, когда и как;
  • виды ЛНА: обязательные, условно-обязательные и остальные.

  2. Правила внутреннего трудового распорядка - инструмент управления работниками:

  • что должно быть в ПВТР, зачем они нужны;
  • ответственность, права и обязанности сторон в ПВТР;
  • распространенные ошибки в ПВТР;
  • создание и экспертиза в Конструкторе договоров.

  3. Штатное расписание:

  • зачем нужно штатное расписание;
  • когда и как вносить изменения в штатное расписание;
  • штатное расписание и штатная расстановка;
  • что важно проверить в штатном расписании.

  4. Должностная инструкция как ЛНА:

  • быть ли должностной инструкции;
  • как установить должностные обязанности для разных категорий работников;
  • оформление должностной инструкции;
  • внесение изменений в должностную инструкцию.

  5. График отпусков:

  • зачем нужен график отпусков;
  • какие отпуска должны быть в графике;
  • кто вправе пойти в отпуск не по графику;
  • знакомим работников с графиком отпусков: зачем, когда и как;
  • уведомляем об отпуске;
  • как правильно разделить отпуск на части;
  • как вносить изменения в график отпусков.

  6. Положение об оплате труда и премировании:

  • структура положения об оплате труда и премировании;
  • порядок составления и утверждения положения об оплате труда и премировании;
  • информирование работников о принятом положении;
  • оспоримые нормы в Положении;
  • создание и экспертиза в Конструкторе договоров.

• Переход на ЭКДО - практические аспекты

  1. Что понимается под ЭКДО.
  2. Какие документы остаются на бумаге.
  3. Порядок введения ЭКДО: как составить и принять ЛНА о введении ЭКДО.
  4. 2 варианта организации ЭКДО.
  5. Как уведомить работника о переходе на ЭКДО.
  6. Пределы добровольности для работников, или у кого нет выбора.
  7. Вопросы практического применения и первая судебная практика (уведомления об отпусках, внесение изменений в трудовые договоры, ознакомление с ЛНА, документы, связанные с работой, заявление об увольнении).

• Персональные данные

  1. Что относится к персональным данным:

  • что понимается под персональными данными;
  • какие документы могут содержать персональные данные;
  • права работника на защиту своих персональных данных.

  2. Порядок обработки персональных данных:

  • что понимается под обработкой персональных данных и для чего она нужна;
  • общие требования закона по обработке персональных данных работников;
  • о порядке обработки биометрических персональных данных;
  • в каких целях могут обрабатываться персональные данные работника;
  • как получить персональные данные работника;
  • нужно ли уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных.

  3. Меры по защите персональных данных:

  • какой комплект документов нужно создать для защиты персональных данных работников при обработке;
  • как организовать защиту персональных данных работников, если они хранятся на бумажных и электронных носителях.

  4. Передача персональных данных:

  • условия передачи персональных данных третьим лицам;
  • как оформить согласие работника на передачу его персональных данных.

  5. Ответственность за нарушение законодательства о персональных данных:

  • проверки и другие контрольные (надзорные) мероприятия Роскомнадзора в сфере персональных данных;
  • какая административная ответственность грозит за нарушение законодательства;
  • в чем состоит гражданско-правовая ответственность;
  • какую ответственность несут работник и работодатель;
  • в каких случаях нарушение законодательства о защите персональных данных может повлечь уголовную ответственность.

• Прием на работу

  1. Документы при приеме на работу:

  • какие обязательные документы предъявляет работник при приеме на работу;
  • какие дополнительные документы может затребовать работодатель при заключении трудового договора;
  • какая ответственность предусмотрена за нарушение ст. 65 ТК РФ "Документы, предъявляемые при заключении трудового договора".

  2. Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА):

  • с какими ЛНА нужно ознакомить работника при приеме на работу;
  • обязательно ли составлять должностные инструкции;
  • как подтвердить факт ознакомления работника с локальными нормативными актами при приеме на работу;
  • надо ли выдавать сотрудникам копии локальных нормативных актов;
  • какая ответственность предусмотрена для работодателя за неознакомление с ЛНА и какие возможны последствия.

  3. Приём на работу военнообязанных граждан:

  • что нужно проверить у военнообязанных кандидатов при приеме на работу;
  • как уведомить военкомат о приеме работника, подлежащего воинскому учету;
  • что делать, если при приеме на работу выявили, что работник обязан состоять, но не состоит на воинском учете;
  • выясним какие риски могут возникнуть при непредоставлении сведений, необходимых для ведения воинского учета.

• Квотирование рабочих мест для инвалидов

  1. Квотирование рабочих мест для приема на работу инвалидов.
  2. Обязанности работодателя по обеспечению занятости инвалидов.
  3. Ответственность работодателей за нарушения в области квотирования и трудоустройства инвалидов.
  4. Региональные квоты для приема на работу отдельных категорий граждан.
  5. Новости законодательства по квотированию рабочих мест.

• Заключение трудового договора

  1. Трудовой договор – основа трудовых отношений:

  • какие сведения и условия должен включать трудовой договор;
  • как заключить трудовой договор при приеме на работу в общем порядке и в порядке перевода;
  • как подписать трудовой договор и как присвоить ему номер;
  • нужна ли на трудовом договоре печать организации;
  • особенности приема выпускника вуза, впервые поступающего на работу;
  • как заключить трудовой договор при фактическом допуске к работе;
  • что делать, если работник, фактически допущенный к работе, не подписывает трудовой договор.

  2. Испытание при приёме на работу:

  • для чего устанавливают испытание при приеме на работу и кому нельзя устанавливать испытание;
  • как определить продолжительность испытания;
  • выясним, можно ли продлить или сократить работнику срок испытания;
  • как оформить установление испытания при приеме на работу;
  • нужно ли оформлять удовлетворительный результат испытания.

  3. Срочный трудовой договор:

  • когда можно заключать срочные трудовые договоры;
  • продление срочного трудового договора.

• Договоры ГПХ с самозанятыми: практика переквалификации в трудовые

  1. Договор ГПХ или трудовой.

  • Оптимизация через договор: договор подряда, договоров возмездного оказания услуг, авторский договор и другие, типичные ошибки при заключении договора ГПХ.
  • Кто, как и зачем проверяет наши договоры ГПХ, переквалификация договора ГПХ в трудовой: правовые, кадровые и налоговые последствия переквалификации, раскрытие налоговой тайны и контроль Роструда.

  2. Договоры с самозанятыми: реалии переквалификации-2024.

  • Особенности договоров ГПХ с самозанятыми: налоги и отчётность.
  • Пример переквалификации и цена вопроса: физ.лица зарегистрировались в качестве плательщиков НПД по рекомендации заказчика и ранее выполняли те же работы.
  • Пример переквалификации договоров ГПХ в трудовые договора со сварщиками по итогам камеральной проверки.
  • Пример переквалификации: агентский договор для подбора самозанятых, клининговые услуги.
  • Примеры ситуаций, в которых налогоплательщики отстояли свою позицию.

• Электронные трудовые книжки

  1. Электронные трудовые книжки.

  • Трудовая книжка vs Сведения о трудовой деятельности, принципиальные различия.
  • Дальнейшая судьба бумажных трудовых: закон об оцифровке (ретроконверсия). Внесение данных из трудовой книжки на бумагу в свой ИЛС через Госуслуги.

  2. Работодатель и соискатель: трудовая книжка, СТД-Р и СТД-СФР.

  • Приём на работу, у кого трудовая книжка, а у кого сведения о трудовой деятельности и что с ними делать: хранить, снимать копию.
  • Примеры из практики.

  3. СТД-СФР.

  • Порядок получения формы СТД-СФР.
  • Что проверить работодателю.

  4. СТД-Р.

  • Форма СТД-Р.
  • Каким категориям работников мы обязаны выдать СТД-Р, а каким – вправе.
  • Как без ошибок предоставить сведения работнику по форме СТД-Р.
  • Примеры заполнения при приеме, переводе, переименовании организации и увольнении.
  • Особенности предоставления СТД-Р для совместителя.
  • Последние разъяснения Роструда из рубрики «Электронная трудовая книжка» на портале онлайнинспекция.рф, письма Минтруда и СФР.

  5. Ответственность работодателя.

  • Последствия невыдачи сотрудникам СДТ-Р, задержки выдачи.
  • Ошибки и неточности в СТД-Р.

  6. Персонифицированная отчётность ЕФС-1: правила и новшества.

  • Состав формы ЕФС-1, особенности заполнения разделов в зависимости от ситуации.

  7. Важные вопросы заполнения подраздела 1.1 ЕФС-1.

  • Примеры заполнения формы при приеме, переводе, переименовании организации и увольнении.
  • Правила заполнения при заключении и прекращении договора ГПХ.
  • Сложные вопросы: внутренние и внешние совместители, присвоение или подтверждение квалификации, служба в армии, директор-единственный участник, удаленная работа.

  8. Как внести изменения и исправить ошибки в форме.
  9. Ответственность за ошибки или непредставление подраздела 1.1 ЕФС-1.

• Рабочее время и режимы

  1. Виды рабочего времени.

  • Рабочее время нормальной продолжительности, сокращенное и неполное рабочее время.
  • Периоды, функционально приравненные к рабочему времени.
  • Неполное рабочее время и отпуск по уходу за ребенком: последняя судебная практика и изменения законодательства.

  2. Виды времени отдыха:

  • перерывы в течение рабочего дня;
  • ежедневный (междусменный) отдых;
  • выходные дни (еженедельный непрерывный отдых), его минимальная продолжительность;
  • нерабочие праздничные дни;
  • отпуска, их виды.

  3. Режимы работы.

  • Виды режимов рабочего времени.
  • Ненормированный рабочий день.
  • Неполное рабочее время и ненормированный рабочий день.
  • Режим гибкого рабочего времени. Графики работы.
  • Сменная работа. График сменности. График работы vs график сменности.
  • Сутки/трое, «день, ночь, отсыпной, выходной» и другие распространённые режимы: тонкости применения.

• Отпуска и отпускные

  1. Как предоставить.

  • сколько длится отпуск для разных категорий работников и по каким правилам следует делить его на части;
  • как считать рабочий год и отпускной стаж;
  • обзор основных заблуждений о порядке предоставления отпуска.

  2. Как оформить.

  • о порядке оформления отпуска по графику и вне графика;
  • как отразить в табеле предоставление разных вариантов отпуска;
  • основные ошибки при оформлении отпуска.

  3. Как рассчитать отпускные.

  • формулы расчета отпуска;
  • что такое расчетный период;
  • какие дни входят в количество отработанных дней для расчета отпуска;
  • какой заработок в расчетном периоде учитывается при расчете среднего заработка;
  • что делать, если среднедневной заработок меньше МРОТ;
  • как считать отпускные при неполном рабочем дне;
  • примеры расчёта отпуска в 2024 году.

  4. Выплата отпускных.

  • о сроке выплаты отпускных;
  • можно ли совмещать выдачу отпускных с зарплатой;
  • какая ответственность предусмотрена за нарушение срока выплаты отпускных.

  5. Налогообложение и учёт отпускных.

  • что облагать страховыми взносами и НДФЛ при расчете отпускных;
  • какие выплаты учитываются в расходах для целей исчисления налога на прибыль;
  • бухгалтерские проводки для начисления отпускных, страховых взносов с отпускных удержания НДФЛ при выплате отпускных.

  6. Когда лучше брать отпуск.

  • когда лучше брать отпуск в зависимости от того, если работник хочет дольше отдохнуть или получить больше отпускных;
  • таблица-подсказка с количеством рабочих дней помесячно за 2024 год;
  • сравнение на примерах: длительность отдыха, размер отпускных и зарплаты в зависимости от месяца отпуска и выходных дней в отпуске.

• Воинский учет

  1. Кардинальные изменения в системе воинского учёта.

  • Новые цифровые реестры: создание единой электронной базы военнообязанных, порядок её наполнения, создание электронного реестра повесток и начало его работы.
  • Когда повестка считается врученной.
  • Ограничения для граждан, уклоняющихся от военной службы.
  • Роль работодателя как поставщика информации для реестра военнообязанных.
  • Важнейшие изменения для работодателя в части порядка и срока предоставления сведений, необходимых для ведения воинского учёта.

  2. Кого учитывать.

  • Кто подлежит воинскому учету, а кто нет.
  • Предельный возраст пребывания в запасе.
  • Порядок действий работодателя, если из военкомата пришла повестка на работника.

  3. Прием на работу, увольнение и изменение сведений о военнообязанном.

  • Какие документы должен предъявить военнообязанный при трудоустройстве.
  • Как уведомить военкомат о приеме и увольнении военнообязанного или призывника.
  • Можно ли принять на работу человека без военного билета.
  • О каких изменениях у работника и в какой срок надо сообщить в военкомат.
  • Журнал учета листков сообщений и корешков к ним.
  • Сроки и формы уведомления военкомата.

  4. Документы воинского учета.

  • О порядке ведения карточек воинского учета, а также журналов воинского учета.
  • Где и как долго надо хранить документы воинского учета.

  5. Ежегодная отчетность и сверка с военкоматом.

  • Какие документы и информацию необходимо согласовывать с военкоматом в конце календарного года.
  • Порядок направления в военкомат Карточки учета организации по форме 18.
  • Как проводится сверка с военкоматом по месту нахождения организации.
  • Сроки и формы отчетности в военкомат.

  6. Ответственность за нарушения правил ведения воинского учета.

  • Порядок контроля за ведением воинского учета в организациях.
  • Административная ответственность за нарушение правил ведения воинского учета и законодательства о воинской обязанности и военной службе для организаций и их должностных лиц с 1 октября 2023 года.
  • Административная и уголовная ответственность за нарушение законодательства о воинской обязанности и военной службе для работников.

• Цифровые реестры Минобороны. Трудовые права и гарантии участников СВО и членов их семей

  1. Кардинальные изменения в системе воинского учёта.

  • Указ Президента №854 от 25 ноября 2022 года и цифровизация воинского учёта.
  • Новые цифровые реестры: создание единой электронной базы военнообязанных, порядок её наполнения, создание электронного реестра повесток и начало его работы.
  • Когда повестка считается врученной?
  • Ограничения для граждан, уклоняющихся от военной службы.
  • Роль работодателя как поставщика информации для реестра военнообязанных.
  • Важнейшие изменения для работодателя в части порядка и срока предоставления сведений, необходимых для ведения воинского учёта.

  2. Ответственность за нарушения правил ведения воинского учета.

  • Административная ответственность за нарушение правил ведения воинского учета и законодательства о воинской обязанности и военной службе для организаций и их должностных лиц с 1 октября 2023 года.
  • За что именно и кого – организацию или должностное лицо - теперь штрафуют.
  • Какой срок давности для привлечения к ответственности.
  • Штрафы «в розницу» или «оптом»?
  • Административная и уголовная ответственность за нарушение законодательства о воинской обязанности и военной службе для работников.

  3. Трудовые отношения с участниками СВО.

  • На какие категории работников распространяются новые нормы ТК РФ.
  • Порядок приостановления трудового договора в зависимости от статуса работника и вида трудового договора.
  • Уведомление СФР.
  • Отпускные и увольнительные гарантии.
  • Преимущественное право при поступлении на работу.
  • Виды выплат участникам СВО.
  • Обзор преференций и льгот для участников СВО.

  4. Трудовые гарантии членам семей участников СВО.

  • Гарантии при сокращении.
  • Гарантии при привлечении к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, направлении в командировки.
  • Запрет на увольнение вдов участников СВО.

  5. Проверки ГИТ в части соблюдения трудовых прав и гарантий участников СВО и членов их семей.

• Иностранные работники: новшества 2025 года

  1. Что нужно знать работодателю о реестре контролируемых лиц:

  • кого включают в реестр контролируемых лиц и каковы последствия невнесения;
  • с какой информацией целесообразно ознакомить работников-иностранцев;
  • как узнать, что работник-иностранец попал в реестр контролируемых лиц;
  • обязанности работодателя, если работник-иностранец попал в реестр контролируемых лиц;
  • нужно ли увольнять работника-иностранца, попавшего в реестр контролируемых лиц.

  2. Какие квоты иностранных работников в разных отраслях действуют в 2025 году:

  • какие квоты иностранных работников в разных отраслях установлены на 2025 год;
  • об усилении ответственности за подделку документов для мигрантов.

  3. Прием на работу отдельных категорий иностранных работников:

  • что нужно знать о трудовой деятельности граждан с двойным гражданством;
  • особенности приема на работу «безвизовых» иностранцев, иностранцев из ЕАЭС, иностранного IT-специалиста, беженцев, иностранного студента, иностранца – ВКС.

  4. Уведомлении о трудовой деятельности иностранного работника:

  • как уведомить о заключении трудовых договоров с иностранными гражданами и как заполнить уведомление;
  • кого и как уведомить о привлечении к трудовой деятельности иностранца по патенту;
  • нужно ли уведомлять территориальный орган МВД России о приеме на работу граждан Белоруссии;
  • как уведомить уполномоченный орган при привлечении высококвалифицированного иностранного специалиста к работе.

  5. Как облагается НДФЛ зарплата работников - иностранных граждан с 2025 года:

  • что изменилось в порядке обложения НДФЛ зарплаты работников-иностранцев с 2025 г.;
  • как рассчитать НДФЛ с выплат иностранцу, работающему по патенту;
  • как уменьшить НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей.

• Актуальные изменения трудового законодательства

  1. Проверки ГИТ-2025:

  • кардинальные изменения в законе о госконтроле с 28 декабря 2024 года;
  • плановые и внеплановые контрольно-надзорные мероприятия ГИТ в 2025 году;
  • новые индикаторы риска с 6 января 2025 года;
  • реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости.

  2. Основные изменения в работе кадровой службы с 1 марта 2025 года:

  • как оформлять и оплачивать наставничество;
  • какие выплаты теперь обязательно положены при увольнении и в течение какого времени сотрудник может использовать отгулы;
  • о последствиях за задержку зарплаты – новые комиссии;
  • как с 1 марта хранить аптечки первой помощи в организациях;
  • о новых профстандартах;
  • новые гарантии для участников СВО.

  3. Оплата труда:

  • важные поправки в ТК РФ по постановлениям Конституционного суда (премия, сверхурочная работа, выплата выходного пособия при увольнении по соглашению сторон, компенсация за задержку заработной платы).

  4. Полезные ответы Роструда:

  • допустимо ли СИЗ уволенных работников перевести в дежурные СИЗ;
  • можно ли вместо одного защитного костюма на год выдать два на 2 года;
  • на что нужно обратить внимание при оформлении и регистрации кадровых приказов;
  • можно ли принять работника в порядке перевода по срочному трудовому договору;
  • другие разъяснения.

  5. Другие изменения законодательства, судебная практика:

  • как усилили контроль за деятельностью работодателей;
  • как ужесточили наказания за нарушения при работе с персональными данными;
  • на что важно обратить внимание при приеме соискателей на работу и оформлении трудовых договоров с работниками, разрешении споров по невыплаченной зарплате;
  • что изменилось в оформлении документов, связанных с инвалидностью;
  • что изменилось в регулировании труда иностранных работников.