Новости

07 июля 2014

Статья. Командировка сотрудника бюджетного учреждения за рубеж


Решетова О. Я.
консультант по бюджетному учету для казенных (бюджетных) учреждений.

В последнее время все чаще возникают ситуации, когда сотруднику бюджетного учреждения предстоит командировка за границу для участия в международных конференциях, форумах, презентациях и т.п. Нередко даже, когда командировка может быть сразу в несколько стран (одна из которых – страна СНГ, где по объективным причинам нет возможности отметить командировочное удостоверение). Иногда сотрудники, находясь в командировке за границей, могут воспользоваться транспортом, услугами связи и т.п. И, тогда перед бухгалтером встает вопрос, как правильно документально оформить  и возместить данные расходы?

Служебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. (Ст. 166 ТК РФ)

При командировке за границу  командировочное  удостоверение   не  требуется.  (П. 15  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки в ред. Пост. Прав. РФ от 25.03.2013 № 257, от 14.05.2013 № 411) Это обусловлено тем, что отметки о пересечении государственной границы ставятся в загранпаспорте, ксерокопии страниц которого сотрудник прикладывает к авансовому отчету о командировочных расходах.

Исключением являются страны СНГ, с которыми у РФ заключены межправительственные  соглашения,  на  основании чего в документах для въезда и выезда пограничные органы  не делают отметок  о пересечении  государственной границы.  В таком случае оформляется командировочное удостоверение как при командировании в пределах территории РФ. (П. 19 Положения  об особенностях направления работников в служебные командировки в ред. Пост. Прав. РФ от 25.03.2013 № 257, от 14.05.2013 № 411)

При направлении сотрудника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Отчитаться по израсходованным в командировке суммам (представить авансовый отчет), сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. (П. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства")

 Для принятия к учету расходов, необходимо наличие следующих документов:

До поездки необходимо оформить:

  1. Приказ (Распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку;
  2. Служебное задание;
  3. Командировочное удостоверение (не оформляется при направлении сотрудника в командировку за пределы территории РФ; кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы).

После приезда необходимо предоставить (для подтверждения факта нахождения в месте командировки в установленное время):

  1. Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии;
  2. Заполненное служебное задание и отчет о его выполнении;
  3. Документы о найме жилого помещения (счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командирования), фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
  4. Документы об иных расходах, связанных с командировкой.

Сотрудникам могут быть возмещены и иные расходы, связанные с командировкой (оплата услуг связи, пользование Интернетом, приобретение расходных материалов и т.п.), произведенные с ведома работодателя и согласованные с соответствующим финансовым подразделением (при наличии денежных средств на указанные цели). (Ст. 168 ТК РФ, Письмо Минтруда РФ  от 14.02.2013  № 14-2-291)

Перечень таких расходов и размеры их возмещения должны быть определены работодателем в локальном нормативном акте (могут быть установлены в коллективном договоре).


Все новости